4 Gestes Essentiels pour Manager une Équipe Virtuelle

Au moment de prendre cette responsabilité, vous vous sentez probablement dans une situation de tous les dangers. Une partie de votre équipe en Région parisienne, une autre dans une métropole provinciale, une troisième aux États-Unis,une autre en Inde, enfin une dernière au Brésil. Sans parler du télétravail ! Qu’il s’agisse d’équipes opérationnelles dispersées ou d’équipes projets transitoires, les difficultés sont multiples : moins de proximité physique, des différences culturelles.

Et pourtant le challenge vous tente...Source d'énergie : bien loin d’être une zone de non management, l’animation d’une équipe virtuelle relève au contraire d’un management essentiel. En voici 4 premiers gestes.

Définissez clairement objectifs, règles du jeu et missions

• C’est un basique. Vous savez combien des objectifs clairs sont les gages de votre propre responsabilisation. Dans cette situation d’éloignement,cela devient vital : vous avez besoin de pouvoir faire confiance. En fait, pour manager une équipe virtuelle, les principes ne changent mais il est capital que vous soyez très attentifs à les pratiquer dans un mode qui va évoluer : moins de contrôle, plus de délégation. Encourager, suivre, motiver. Beaucoup de managers qui voient moins souvent leurs collaborateurs témoignent que c’est une incitation à mener des contacts de meilleure qualité ; ils en ressentent rapidement les bienfaits : efficacité, apaisement, envie.

• Des objectifs clairs, concrets, des délais. Non seulement des objectifs mais des règles du jeu. Des modes de fonctionnement simples, adéquats, établis en commun. Vous devrez vous imposer un degré d’exigence : être le premier à les respecter. Mais c’est aussi l’opportunité de créer du lien : instaurez par exemple des reportings à double sens, ce que vous avez besoin de connaître, ce que vous pouvez fournir à vos collaborateurs éloignés.

• Une répartition des missions connues de tous, avec une attention particulière à la diffusion entre les équipes. C’est la façon la plus efficace de responsabiliser chacun dans sa participation au projet commun. L’effet de boost que connaissent les petites entreprises au moment où elles précisent le rôle de chacun dans le jeu commun en est une illustration très parlante.

Programmez des contacts privilégiés et très réguliers avec les responsables locaux

• Seconde règle d’or : programmez des contacts très réguliers avec les responsables locaux de vos équipes. Au-delà du contrôle et de la prise de décision. L’enjeu est encore plus important : s’assurer que vous continuez de partager une même vision. Dans un monde très changeant, bâtir en continu une vision partagée.

• Avec un temps suffisant pour échanger de façon détendue : sur le suivi des projets certes, mais aussi ce qui se passe dans leur environnement, leurs difficultés et leurs challenges, sur tout ce dont ils ont envie de discuter avec vous. Soyez à l’écoute, écoutez, écoutez…

• Ce que vous avez à gagner est multiple et puissant : la découverte humaine : votre besoin impératif d’apprendre sur ces cultures lointaines, les valeurs différentes et leurs modes de fonctionnement. Leur responsabilisation et leur motivation par le respect que vous leur manifestez. La confiance forte qui s’établit petit à petit après avoir résolu ensemble des difficultés. La possibilité retrouvée de manager finement par microdécisions en étant attentif aux signaux faibles qu’ils vous envoient. L’énergie qui vient du plaisir d’échanger : votre propre motivation. Quand manager une équipe virtuelle devient une école de leadership.

Formez –vous aux outils collaboratifs du monde digital

• Oui, ce sont de nouvelles façons de travailler sur lesquels vous vous sentez moins de maîtrise et d’influence. Bonne nouvelle, nous entrons dans un nouveau monde grâce au digital. Formez –vous afin de pouvoir assurer dans cet environnement nouveau deux fonctions essentielles du management : la création de conditions de travail propices, facilitantes, motivantes.Et l’exemplarité.

• Avec trois priorités : Montrez l’exemple en étant un animateur de réunions virtuelles qui donnent envie de travailler. Mettez en place des modes de présentation adaptés à ces réunions virtuelles. Définissez avec vos équipes les outils collaboratifs adéquats : pas ceux qui sont à la mode, pas ceux qu’ils sont obligés de remplir, mais ceux qui permettront à chacun de participer concrètement et intelligemment à la construction du projet commun. Un exemple : PADLET.

• État d’esprit : formez-vous de toute urgence et en continu ; par des stages et par vous-même. Testez, soyez en veille.

Organisez une réunion annuelle en direct

• Toutes les équipes qui fonctionnement très bien à distance en témoignent : elles ont un besoin impératif de se rencontrer à intervalles réguliers.Manager une équipe virtuelle, c’est aussi lui donner une réalité humaine. Pour faire progresser des dossiers, car il est illusoire de tout vouloir régler à distance. Pour trouver de l’énergie et de l’efficacité car le travail virtuel ou à distance requiert une forte capacité d'autonomie et d'organisation personnelle. Pour être porté par un sentiment d’appartenance avec des échanges entre personnes physiques.

• Dans ces réunions, l’échange d’informations professionnelles est forcément dense. D’autant qu’il faut rentabiliser les coûts d’organisation. Raison de plus pour vous fixer également de bâtir une cohésion d’équipe en la stimulant avec un programme d’échanges et d’ateliers de team building. Retour sur investissement garanti.

Et vous, quels sont les gestes de management d’une équipe à distance qui vous permis de trouver plus d'efficacité, de confort et de plaisir ?

Article publié par Guy Perier Chef d’Orchestre / Team building § Leadership par la Musique : La Performance Généreuse sur le blog : www.team-buimding-musique.com

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